Veja 5 dicas para organizar a papelada no trabalho

Pode até parecer uma grande bobagem, mas dá para conhecer um funcionário a partir da organização que ele tem no ambiente corporativo. Por isso, organizar a papelada no trabalho é importante. E isso vai influenciar não apenas na valorização do trabalhador, mas também na produtividade da empresa como um todo.

Você pode ser alguém que tenha um cargo de gerência ou um jovem aprendiz. Isso não importa muito. Mas, se você é organizado na sua atuação, com certeza, tem grandes chances de ser bem visto pela companhia e de gerar ótimos resultados. Como consequência, pode ter aumento de salário, subir de cargo, entre outras motivações.

Então, nada de achar que guardar papéis é fácil. É preciso mais do que isso. É preciso mostrar serviço mesmo. Ser organizado é a palavra de ordem em um ambiente de trabalho tão concorrido e tão moderno.

1 – PASTAS

A primeira coisa que se deve ter em mente para organizar a papelada no trabalho é que tudo deve estar arquivado ou guardado em pastas. Portanto, mesmo que isso pareça ser uma perca de tempo no começo, saiba que fará total diferença no futuro.

Se você tem pastas para os documentos e papéis, obviamente, ficará mais fácil acha-los quando necessário e guardar, quando for preciso. Essa ideia é simples demais, mas faz todo sentido para quem quer ganhar tempo e ser organizado no trabalho.

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Até mesmo porque se você se dedicar alguns minutos diários para fazer isso, no fim não vai precisar perder dias de trabalho para fazer tudo de uma só vez. Você deve conhecer “mala-direta” e “jornais”, né? Esses são papéis que se acumulam muito facilmente.

Portanto, nada como ter lugares para eles serem guardados. Aliás, você pode pensar também em fazer pastas para as contas a pagar, contas a receber, contas pagas, recibos, extratos de bancos, comprovantes de transferências e assim por diante.

2 – SELEÇÃO

Mais uma dica é fazer a seleção daquilo que é importante e daquilo que não é importante. Além disso, você precisa saber selecionar quais documentos podem ser unidos e quais devem estar separados.

Portanto, esse é um tópico complementar ao que foi dito anteriormente. Se é preciso criar pastas para organização dos papéis, também é preciso saber qual documento vai em qual pasta. Entende isso?

Vamos supor que você trabalhe em uma empresa que faz cobranças. Então, pode ter uma pasta para os casos que já foram resolvidos. Nessa situação, trata-se apenas de arquivo. Mas, também pode ter uma pasta para casos que precisam ser resolvidos o mais breve possível.

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3 – INUTILIDADE

O segundo ponto importante é você considerar aquilo que é inútil para você e para a sua empresa. A verdade é que existem documentos que precisam ser guardados por longo tempo. Inclusive, a própria Receita Federal exige isso.

Por outro lado, também há aqueles cupons e papéis que podem ser destacados bem rapidamente. O grande segredo é você saber quais são eles. Porém, se você não sabe ou não tem propriedade para fazer isso, busque ajuda com um supervisor ou líder.

Existe ainda uma possibilidade de sempre manter esses documentos guardados, que é através da nuvem. Aliás, há vários tipos de servidores que possibilitam que você digitalize o documento para deixa-lo arquivado lá por quanto tempo quiser. Inclusive, isso otimiza o seu espaço físico.

4 – AMBIENTE

Um próximo ponto que pode não parecer tão importante assim, mas acaba sendo é o fato de que você tem que ter um ambiente para esse arquivo. Essa é uma forma inteligente de organizar a papelada no trabalho também.

Imagine que você tenha um monte de pastas com documentos. Mas, cada pasta fica em um lugar. Tem uma em cima da sua mesa. Outra em cima do computador. Tem até embaixo da cadeira e na cozinha. Portanto, esse não é o ideal para quem quer ser organizado, ok?

A dica é você ter uma estante, uma estrutura ou um lugar apropriado para guardar as pastas. E dependendo do volume dá até para separar por ordem alfabética ou de data.

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5 – ORGANIZAÇÃO

O último ponto é você saber se organizar com tudo no seu trabalho. Porque isso vai acabar influenciando nos papéis também. Papéis sempre devem estar junto com papéis. Assim como canetas com canetas e etc.

A verdade é que não existe muito segredo. Se você é um funcionário ou empresário organizado, tenderá a ter os papéis organizados também. Inclusive, as dicas acima podem te ajudar muito nisso. Já se não é organizado, provavelmente os papéis estarão bagunçados.

O que você tem que entender é que isso faz toda a diferença no atual mercado de trabalho. Já foi provado várias vezes e de diversas formas que a organização é uma característica imprescindível para um bom trabalhador.

Sobre a organização no trabalho!

Apesar de o assunto ter sido todo falado sobre como organizar a papelada no trabalho, considere que a gente está considerando qualquer tipo de trabalho e outros produtos, além dos papéis.

Você pode ser um garçom que trabalha fazendo pedidos com um tablet (e não com um papel). Nesse caso, a sua organização também vai contar muito. Mesmo que não tenha que criar pastas para separar os papéis, você terá que fazer anotações precisas.

Em caso contrário, o pedido sairá errado e o cliente vai reclamar… Com isso, o resultado final você já pode imaginar, não é mesmo? Por isso, considere que o uso de papel no mundo todo está cada vez mais raro. Ainda assim, ele existe.

Porém, o que não se pode negar é que a organização que você tem no seu trabalho fará toda a diferença. E isso pode partir dos papéis ou não.

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